Čas je namreč nenadomestljiv, vsaka dejavnost, ki se je lotimo, še tako majhno opravilo terja svoj čas. S predhodnim načrtovanjem zmanjšujemo čas, ki je potreben za izvršitev določene naloge, izboljšujemo svojo storilnost in učinkovitost. Čas je zlato in ena najvrednejših dobrin na svetu! Upravljanje s časom je disciplina in sposobnost, ki se je lahko naučimo. Z boljšo organizacijo in predanostjo delamo večje premike za prihodnost in lažje uresničujemo svoje sanje.
Čas lahko (so)deluje v koraku z nami ali proti nam. Edina stvar, ki jo v življenju lahko zagotovo naredimo in nadziramo, je, da se naučimo bolje upravljati z njim. Z ustvarjanjem svojega urnika pravzaprav ustvarjamo svoje življenje! Stvari, ki jih ne opravimo danes, lahko za vedno ostanejo v preteklosti. Čas pa teče in nič ne reče, le ko pogledamo nazaj, se zavemo oziroma občutimo, kot da smo ga izgubili, in ta občutek povzroča občutek grenkobe, nejevolje, nezadovoljstva in stresa. Prej ali slej ugotovimo, da s časom najbolje sodelujemo, če se naučimo vedno sprva narediti in dokončati naloge, ki nas vodijo naprej, izpolnjujejo naše cilje in nam zrcalijo pozitivne rezultate.
Organizirajte se!
Upravljanje časa se začne z globoko in temeljito organizacijo. Vsak posameznik lahko uspešnejše upravlja s svojim časom, če se prej tudi pripravi in organizira ter posledično tudi bolje usmeri pri svojem delovanju. Brez ustrezne organizacije smo zmedeni in težje uvidimo, kaj je treba narediti čez dan in kako pomembna je izpolnitev določene naloge za dolgoročni cilj. Z boljšo organizacijo krepimo sposobnost izpolnjevanja vsakodnevnih nalog, opravil in si tudi lažje organiziramo prostočasne aktivnosti. Pri tem je pomembno, da smo si prej zadali cilje. Če želimo uspešno upravljati s časom in si uresničiti sanje, potem moramo biti jasni in natančni pri definiciji tega, kaj želimo od življenja in kaj si želimo izkusiti v dnevu.
Zastavite si delovni načrt
Svoje cilje razdelite na manjše in si časovno določite datum, do katerega jih želite izpolniti. Načrtovanje zajema seznam vseh delovnih nalog in vzpostavitev njihovega časovnega okvira. Zajema tudi spremenljivke, kot so izvirnost, proračun, razpoložljivost sredstev itd. Načrtovanje se začne s postavitvijo ciljev in prioritet, ki nam pomagajo tudi smiselno oblikovati načrt. Priporočljivo je, da imate dnevne ali tedenske sezname opravkov. Seznami opravil nas namreč motivirajo ali sproti opominjajo na zastavljene odgovornosti. S temeljitim načrtovanjem tudi lažje spremljate svoj napredek.
Naredite si urnik in določite vrstni red nalog
Urnik je najučinkovitejši način, kako lahko v nekem časovnem okviru končate tudi večje projekte. S tem ko se boste osredotočili na posamezni delček naloge na urniku, se boste tudi razbremenili, saj boste v sebi vedeli, da se trudite za izpolnitev svojega cilja. Natančno določite, kdaj boste posvetili čas posameznim nalogam in obveznostim. Opravke je priporočljivo umestiti v čas, ko so motnje, prekinitve najmanj verjetne ter imamo najvišjo raven zbranosti. Vseeno pa si moramo dopustiti tudi neko mero fleksibilnosti za zamude in druge nepredvidljive dejavnike, včasih tudi naredimo več ali manj, kot smo pričakovali.
Kdaj in kje zapravljate čas in odlašate?
Vzemite si teden dni in ugotovite, kje zapravljate čas oziroma ga ne upravljate dovolj učinkovito. Cilj pri tem je, da se naučite čim več časa posvečati dejavnostim, ki vas vodijo naprej, ter manj pozornosti tistim, ki vas ovirajo pri delanju pozitivnih sprememb. Nikoli namreč ne sprevidimo, koliko časa izgubljamo vnemar, če podrobneje ne pogledamo svojih dejanj in zastarelih rutin. Veliko časa namreč pogosto posvečamo raznim bojaznim, dvomom in strahovom.
Odpravite odlašanje!
Prenehajte odlašati. Odlašanje ni nekaj, s čimer se rodimo, ampak se odlašanja naučimo. Če želimo preseči vzorec odlašanja, moramo ugotoviti tudi globlje vzroke našega odlašanja, kot je na primer strah pred neuspehom, pred napakami, pred javnim osmešenjem. Odlašanje je navada, navad pa ne moremo nikoli izničiti, ampak jih lahko le nadomestimo z novimi. Pri tem bodite potrpežljivi in nežni s seboj ter ne pričakujte popolnosti, saj se navade spreminjajo in vzdržujejo skozi čas. Na list papirja zapišite, zakaj si nečesa ne želite ali ne morete dokončati in česa se bojite. Poleg tega si zapišite tudi razloge, zakaj si nekaj želite dokončati, kaj boste pridobili in kako se boste ob izpolnitvi počutili. Edini način, kako se spoprijeti z odlašanjem, je, da spoznate, da morate nekatere delovne naloge in obveznosti opraviti, saj vam prinašajo dolgoročne koristi.
Zastavite si delovni čas
Vnaprej se pripravite na nalogo na vašem urniku. Mnogokrat podcenjujemo predhodno pripravo na določeno delo, vendar sta prav od stopnje pripravljenosti pogosto odvisna tudi čas in kakovost izvršitve določene naloge. Vzemite si za začetek vsaj pet minut in začnite z manjšim časovnim razmikom ali pa se lotite manjšega dela naloge, ko se boste počutili v elementu, pa s polno paro nadaljujte. Za dobro počutje je priporočljivo, da sprva naredite dejavnosti in opravila, ki vam povzročajo največji stres in nelagodje oziroma so zunaj vašega območja udobja.
Vedno znova si zastavljajte cilje
Občasno spremljanje lastnih ciljev, načrtov, nalog in seznamov je zelo pomembno, saj tako spremljamo tudi svoj napredek in prilagajamo cilje. Ko na primer izpolnimo najpomembnejši cilj, njegovo mesto zasede drugi najpomembnejši cilj. Z redno revizijo oziroma pregledom svoje cilje primerjamo s svojimi dejanji in uspešnostjo ter se tako prepričamo, ali uspešno napredujemo po načrtu.
Za kakovostno življenje
»Lahko odlašamo, vendar čas ne bo,« je trdil Benjamin Franklin. Z boljšo organizacijo in upravljanjem svojega časa krepimo delovne sposobnosti in zmožnosti ter hkrati postavljamo temelje za kakovostnejše življenje. Če si dan prej napišemo in zastavimo seznam del, ki jih moramo opraviti, bomo naslednji dan tudi bolj osredotočeni in uspešni pri svojem delovanju. Zapomnite si, kakovostnejši način življenja se začne z boljšo organizacijo in učinkovitejšim upravljanjem časa in dejavnosti. Četudi se morda sliši protislovno, nam urnik pravzaprav pomaga tudi pri tem, da naše življenje postane bolj iskreno, koristno, radostno, zabavno in zdravo.
